«Удачным внедрение СЭД будет только при наличии заинтересованности со стороны руководителя»

Рубрика:

ИТ в энергетике

 

Автор

Добровольский Алексей, Директор по разработке программного обеспечения компании КРОК

 

    Интервью с директором по разработке программного обеспечения компании КРОК Алексеем Добровольским
    ЭР:Алексей, какие тенденции в области разработки систем документооборота для энергокомпаний вы можете отметить?
    Д.А.: Процесс автоматизации документооборота в отечественных энергетических компаниях выстраивается, как правило, в двух направлениях. В силу сложности организационной структуры энергопредприятий их классическая система документооборота является распределенной, она охватывает все филиалы и дочерние общества. Помимо системы документооборота в большинстве компаний в свое время были созданы финансово-учетные системы (как правило, это ЕRP). К настоящему моменту сформировалась четкая тенденция, основанная на желании интегрировать системы документооборота и финансово-учетную, особенно в части хранения документов.
    Второй важный тренд в развитии данной сферы деятельности проявился после финансового кризиса 2008 года, когда началась активная реорганизация, связанная с оптимизацией численности сотрудников, что оказало влияние на формирование систем финансового документооборота. В большинстве случаев в головной компании создавался финансовый центр, куда стекалась вся первичная бухгалтерская и финансовая документация из филиалов. Помимо сокращения издержек на оплату труда использование системы с единым центром дает гораздо больше возможностей для контроля над всей первичной финансовой документацией в рамках компании.
    Часто необходимость автоматизации бизнес-процессов определяется потребностью выхода на IPO или желанием повысить капитализацию энергокомпании.
    Если кратко, то новейшие тенденции связаны с укрупнением и объединением активов. Компании подходят к созданию мощных распределенных систем, на основе которых автоматизируются все бизнес-процессы.
    ЭР:Каковы потребности энергетических предприятий в улучшении документооборота?
    Д.А.: Очень важным направлением является формирование электронного технического документооборота. К настоящему моменту большинство крупных энергопредприятий располагают огромными объемами технической документации, поэтому весьма актуальной стала потребность в создании единого общекорпоративного архива. Для решения этой задачи все технические документы оцифровываются с помощью сканеров, преобразуются в электронный вид и заносятся в единую базу. Архив, в свою очередь, требует персонифицированных прав доступа для работы с документами.
    Требования и пожелания у энергокомпаний могут быть совершенно разными — от внедрения системы безопасности, связанной с распределением прав доступа к документам, до, например, уникального процесса работы с договорами.
    ЭР:Что представляет собой решение СЭД, которое предлагает компания КРОК?
    Д.А.: Предлагая СЭД, КРОК предоставляет даже не решение, а концепцию развития информационных технологий. Она базируется на том, что еще до недавнего времени ИТ в компаниях развивались обособленно для каждого отдельного подразделения. Одним из основных негативных последствий такого сценария становится несовершенство механизма обмена информацией между бизнес-процессами из-за их неоднородности. Мы разработали платформу, в рамках которой имеющиеся отдельные системы могут сосуществовать и которая позволяет строить на своей основе бизнес-процессы — как протекающие в компании, так и вновь появляющиеся. Актуальность подобного решения для энергопредприятий очевидна.
    Преимуществом использования СЭД внутри компании является также то, что пользователи всегда получают доступ к актуальной версии документа. При этом не следует забывать, что система электронная и предназначена в том числе для долговременного хранения документа, поэтому содержит все необходимые механизмы поддержки версионности и защиты информации. Таким образом, всегда можно просмотреть полную историю развития документа и узнать, как, например, выглядел чертеж некоторое время назад.
    ЭР:Какие технические характеристики имеет решение КСЭД? В чем ваши преимущества перед конкурентами?
    Д.А.: КСЭД (корпоративная система документооборота) — это платформа, созданная КРОК на базе ЕМС Documentum. Она состоит из системы хранения неструктурированной информации (электронных документов, отсканированных изображений и т.п.), базы данных, предназначенной для хранения атрибутивной информации по этим файлам (например, для классического документооборота — это даты регистрации, фамилии участвовавших в процессах пользователей и другая подобная информация) и сервера приложений (web-интерфейс, который позволяет пользователю работать с системой). По сути, КСЭД — это конструктор, из «деталей» которого можно построить все, что хочешь. Более того, решение не является «закрытым», мы намеренно оставили возможность расширения функционала за счет добавления новых модулей. КСЭД можно интегрировать с различными ERP-системами (на сегодня это модули сопряжения с SAP, 1С), а также узкоспециализированными системами, используемыми, например, для проектирования.
    КРОК предлагает не только готовое решение, но и проводит обучающие консультации для пользователей. Причем за последние несколько лет у нас появились определенный опыт и наработки по ускоренному обучению, а для крупных компаний с большим количеством сотрудников и некоторой текучкой кадров мы организуем курсы по подготовке собственных инструкторов-консультантов. Помимо непосредственно обучения обеспечиваем и техниче­скую поддержку системы.
    ЭР:Не могли бы вы привести наиболее удачные примеры внедрения СЭД в отечественных энергокомпаниях? Какие причины успеха или неудач вы можете отметить?
    Д.А.: Приведу два ярких примера. Первый — разработка и внедрение СЭД на крупном предприятии атомной промышленности. Процесс занял 3,5 месяца. Второй удачный опыт — в ОАО «Иркутскэнерго». Стартовали в октябре 2009 года, к началу 2010-го ­си­стема была запущена в эксплуатацию: 2,5 месяца — минимальный срок для реализации подобного проекта. За это время были проанализированы все пожелания к системе, ее доработали и открыли для первой группы пользователей. В 2011 году в ОАО «Иркутскэнерго» продолжается тиражирование системы, уже работает более 2 тыс. (планируется более 4 тыс.) пользователей, автоматизированы процессы организационно-распорядительного и договорного документооборота, прорабатываются вопросы финансового и технического документооборота.
    Исходя из нашего опыта, скажу, что внедрение новой технологии удачным будет только при наличии заинтересованности со стороны руководителя компании. Если этого нет, то каким бы совершенным ни было предлагаемое решение, его не будут использовать подчиненные. Когда экс­перимент по автоматизации одного бизнес-процесса удался, то, как показывает практика, по цепочке начинают автоматизировать и другие процессы. Как говорится, аппетит приходит во время еды.
    ЭР:Руководство энергокомпаний понимает, что им это нужно?
    Д.А.: У всех по-разному. В большин­стве компаний уже есть системы, обеспечивающие документооборот в соответствии со спецификой деятельности пользователей. И теперь предприятия ставят задачу соединить все эти разрозненные части одного механизма. В некоторых компаниях дей­ствуют системы, построенные как раз на таких платформах, как наша. Но используют их только для классиче­ского документооборота без осознания того, что можно осуществлять и другие бизнес-процессы.