Резерв экономии

Рубрика:

ИТ в энергетике

 

Автор

Титов Алексей, эксперт

 

    Всестороннее сокращение издержек стоит в ряду приоритетных задач менеджмента отечественных энергокомпаний. Это один из основополагающих способов оптимизации бизнес-процессов, поддержания конкурентоспособности продукта или услуги и увеличения прибыли.
    Вместе с тем в снижении затрат заинтересованы не только собственники предприятий, но и государство: уровень тарифов на электроэнергию в нашей стране напрямую зависит от объема расходов субъектов естественных монополий. Доказательством первостепенности проблемы экономии средств служат разработанные Министерством энергетики РФ меры, направленные на повышение внутренней эффективности, сокращение операционных и инвестиционных издержек энергокомпаний с государственным капиталом.
    Экономия в несколько миллионов рублей от оборота энергопредприятия является существенным фактором улучшения производственной деятельности, особенно в кризисный и посткризисный периоды развития.
    В сложных экономических условиях бoльшая часть как частных, так и государственных организаций в первую очередь отправляет «под нож» значительную долю таких статей бюджета, как расходы на заработную плату, рекламу, программное обеспечение. Естественно, все это не проходит бесследно и безболезненно. В данной связи любому ответственному руководителю очень важно найти для себя ответ на вопрос: а так ли уж нереально снизить издержки без радикальных изменений кадрового состава, рекламной политики и т. п.? Возможно, вложение относительно скромных средств в современные информационные технологии способно привести к желаемой экономии?
    Как показывают исследования, при рассмотрении расходных статей бюджета особое внимание следуют обратить на рациональное использование оргтехники.
    Судя по российской практике, в крупных бизнес-структурах, имеющих огромный парк печатно-копировальных устройств, не всегда налажен контроль затрат на офисную печать, и менеджмент зачастую даже не представляет, в какую сумму она обходится.
    Аналитики компании All Associates провели оценку подобных издержек в организациях различных отраслей, куда вошли и предприятия энергетического комплекса. Были получены ошеломляющие данные. В среднем расходы на печать различных документов составляют около 1% (!) от общекорпоративного оборота средств. Другие исследования дают еще более значимые показатели. Так, эксперты IDC и Gartner полагают, что упомянутые процессы «съедают» в среднем от 3 до 5% оборота. Несложно понять, насколько велики потери компаний с многомиллионными операционными объемами.
    Проанализировав структуру внутриофисных расходов, аналитики сделали вывод, что их можно сократить почти на 30%, если выбрать разумное решение проблемы. Серьезная экономия средств достижима за счет применения специальных технологий мониторинга и контроля, причем использование соответствующих технологий в офисах с большим штатом сотрудников обеспечивает наилучший результат.
    Не секрет, уровень затрат на документооборот является одним из основных параметров, характеризующих его эффективность. Если мелкие фирмы в состоянии «в ручном режиме» организовать контроль расходов в данном сегменте, то отследить и тем более существенно снизить этот показатель в крупных компаниях без внедрения специальных технологий практически невозможно.
    Необходимые программные решения предоставляются производителями офисной (печатной) оргтехники. Согласно оценкам Gartner, в 2007 г. 53% мирового рынка систем управления офисной печатью приходилось на ИТ-продукты Xerox и Fuji Xerox. По признанию специалистов этих компаний, одна из самых успешных разработок в данной области — технология SafeQ, которая обеспечивает следующие требуемые для целей экономии функции:

  • экономичную сетевую печать;
  • мониторинг печатных процессов, позволяющий краткосрочно или долгосрочно снижать их интенсивность, тем самым регулируя соответствующие расходы;
  • оптимизацию печатных и копировальных работ на основе рентабельной эксплуатации устройств;
  • распределение затрат по подразделениям, проектам, оборудованию, пользователям.
    В качестве простого примера эффективности программы SafeQ можно привести функцию управления печатью документов компании в цвете. Зачастую данный вид печати используется офисными сотрудниками только потому, что именно это устройство оказывается ближе к рабочему месту или нет желания изменить настройки. В результате предприятие оплачивает ненужную дорогостоящую операцию. Технология SafeQ дает возможность ограничить круг людей, имеющих права доступа к цветному копированию или печати, а также настроить принудительный черно-белый режим работы оборудования. Даже столь элементарная, казалось бы, оптимизационная мера несомненно уменьшит расходы компании, где трудятся сотни человек.
    SafeQ включает в себя серверное программное обеспечение, поддерживающее в том числе идентификацию персонала с помощью бесконтактных карт или ввода PIN-кода. Причем одна и та же карта может использоваться и для идентификации, и для прохода сотрудников через турникеты в здание. Функция «Follow Me» позволяет распечатывать документ на любом многофункциональном устройстве, подключенном к системе. Программа ведет учет всех операций, выполняет анализ различных показателей, предоставляет результаты в наглядной форме, осуществляет мониторинг загрузки устройств, облегчая дальнейшую оптимизацию печатной инфраструктуры. Решение соответствует повышенным требованиям к информационной безопасности, так как обеспечивает полный контроль печатных и сканируемых документов, вплоть до анализа их содержимого.
    Стоимость SafeQ зависит от параметров и количества печатающих устройств в корпоративной сети, задач конкретного предприятия и степени доработки под требования заказчика. Внедрение решения в офисе крупной компании занимает в среднем один месяц и обходится в сумму порядка 50 тыс. долл. Как показывает практика, экономия после внедрения решений Xerox достигает 20—30% от объема прежних расходов на печать.